Ｆ－ＬＩＮＥ株式会社様　
WiMS/SaaS導入事例

導入の背景について

―― システム導入の背景についてお聞かせください。どのような課題がございましたか？

従来、味の素グループの共同利用型サービスを利用しておりましたが、システム老朽化が限界を迎え、2023年10月1日から導入される消費税インボイス対応のためのプログラム改修が困難な状況から別パッケージへの切り替えが必要になりました。
また、これまで紙書類で申請・承認業務を行っていましたが、2022年1月の電子帳簿保存法の改正でスキャナ保存のルールが緩和されペーパレス化導入のハードルが下がったこともあり、システム代替を機に証憑書類の電子化を進めたいと考えておりました。

―― 最初はWebサイトからのお問い合わせでしたね。

はい。手探りの状態からのスタートだったので、「会計伝票入力」や「支払伝票」「請求入力」などのキーワードで検索をして、いくつか候補となる製品に辿り着き、問い合わせをしました。

選定のポイントについて

―― どのような点を重視して選定を行われましたか？

選定のポイントは次のとおりです。

• 弊社が求める機能要件を具備していること（経費精算／支払依頼／請求依頼／振替伝票、汎用ワークフロー）→ ワンシステムでの運用が理想。
• 弊社の複雑な承認経路（条件分岐）に対応できること。
• 電子帳簿保存法に対応しているシステムであること。
• 法改正にスピーディーに対応できること（選定当時は消費税インボイス制度）。
• 導入・運用コスト：見積り金額が予算感と合っていること。

承認経路は、例えば飲食費の申請・精算において申請者が役職者だった場合や参加者に承認者が含まれていた場合は、さらに上位職の役職者を承認者にするといった条件や、部門を跨ぐような承認経路もあり分岐条件も複雑なので、実現できるシステムが多くはありませんでした。ゼロからのシステム選定なので予算感の設定も難しかったのですが、これまでのシステム運用でかかっていた費用や経費精算システムの相場などを勘案して算出しました。

―― 選定の結果、WiMS/SaaSをご採用いただいた理由をお聞かせください。

6社製品を検討した結果、弊社が要望する機能要件を網羅しており弊社仕様に応じたカスタマイズも柔軟に対応可能で、電子帳簿保存法（スキャナ保存法）、消費税インボイス制度に対応済みであり、基幹会計システム（SuperStream）との連携実績があるWiMS/SaaSを選定しました。
オンプレ以外はカスタマイズ不可というシステムが多い中で、WiMS/SaaSは機能を網羅しており、SaaSでありながらカスタマイズが可能で、SuperStreamと仕訳だけでなくマスタの連携ができる点が良いと思いました。

導入過程のサービスについて

―― 導入プロジェクト中のSOLTYのサービスはいかがでしたか？

システム開発素人の弊社の要望の意図をご理解いただき、綿密にコミュニケーションを取りながら一体感を持ってプロジェクトを進めることができました。
担当SE様には距離感も近く気軽に相談できる環境を作っていただき、弊社側の要望に頷くだけではなく、新しい視点をご提案いただいたり、弊社側が見落としていた点もご指摘していただきました。
打ち合わせでは担当者から様々な要望が上がりましたが、それらをかみ砕いた上で実現可能な提案をしてもらえたことがとても良かったです。

導入効果について

―― ご担当者様から見た導入効果はいかがでしょうか？

①ペーパレス化による書類への押印の手間や郵送によるタイムラグの減少。

書類郵送待ちの時間がなくなりましたので、第４営業日に集中していた財務部でのチェック作業がリアルタイムで可能になりました。

②電子化した証憑書類を添付できることにより、書類を探す時間が短縮されました。

③交際費・飲食費関連等の申請から精算までの工程の一元管理が可能になり、業務効率が向上していると考えられます。

従来は別システムで申請作業を行い紙に出力した申請書を伝票類に添付していました。

④ユーザーが誤った情報を入力した際のエラーメッセージの表示で、入力ミスの減少と財務部側のチェック作業も効率化されたと感じます。

入力漏れなどがあるとシステム上で自動的に指摘されるため、申請提出時の不備が減り、財務部側の確認の負担が軽減されました。

⑤新型コロナウイルス感染症の制限緩和により頻度は減少しましたがテレワーク対応が可能になりました。

⑥旅費交通費精算での経路検索や定期区間自動控除機能の活用により申請及び承認に係る時間が短縮されたと感じます。

従来のシステムには経路検索機能がなかったため各自が交通費を調べて入力していましたが、経路検索ができるようになったことで、正確性も担保できるようになり、承認がスムーズになりました。

⑦CSV取込機能（支払依頼、振替入力）の活用で伝票入力に係る事務負担も軽減されていると感じます。

―― 現場の方からの反応はございますか？

導入当初は紙ベースからの変更に不安がありましたが、導入前の従業員向け操作説明会実施、入力トレーニング期間の設置、操作マニュアルの配布、不明点等の質疑応答への対応を丁寧に行ったこともあり混乱もなくスムーズに移行ができました。運用をしていく上で機能追加・改善要望が幾つか出ておりますが、優先順位を付けて段階的に改修を実施し使い勝手の良いシステムへ現在も整備中です。改善の一環として、入力ミスに対して様々なエラーメッセージを追加しましたが、使用感に対する不満は届いておりません。

―― 連携してお使いいただいているサービスはSuperStream以外にもございますか？また連携による相乗効果はございますか？

現在も連携しているサービスはSuperStreamのみです。
旧システムでは、SuperStreamへの仕訳データ連携作業を外部のシステム管理会社に依頼していましたが、月次決算時の集計データチェックや修正作業がサポート時間内に終了しないことが間々ありました。そのためサポート時間終了後の自動対応による連携開始時間を二段構えで設定していましたが、連携時間に作業が間に合わない場合は次の連携時間まで待機することになるので、長い待機時間が大きな苦痛となっていました。その点、WiMS/SaaSはユーザー側で連携作業を随時実行できるのでストレスなく業務を遂行できる効果は大きいです。

導入後のサービスについて

―― 現在の運用サポート面でのSOLTYサービスはいかがでしょうか？

Webの問合せ管理システム（アドバイザリーシステム）によるサポートや必要に応じてWeb会議を開催していただき、日常的な業務サポートはもちろん操作方法などが分からなくなった時の機能オペレーション操作支援や、機能不具合時の対応、追加要望といった仕様変更の対応に対して、スピード感をもって対処いただいております。また、導入支援を担当いただいたエンジニアがそのままサポート担当として対応いただいているので、１から状況を説明する必要もなく大変心強いです。

今後の展望

―― 今後の展望およびWiMS/SaaSに期待することがございましたらお聞かせください。

システムを使って省力化できるところは省力化し、財務として本来注力すべきことに一層集中できるようにしていきたいと思っています。省力化については、とくに入力面で精度の高い自動化が進むことを期待しています。
WiMS/SaaSについては、マスタ管理がよりわかりやすくなるといいですね。経験の浅い担当者にも理解し易いマスタ設定の仕様へのブラッシュアップをお願いできればと思います。 また、現在のメニュー以外にもスマートフォンやタブレットで承認できる範囲を広げて、業務効率化できるようご検討いただけますと幸いです。
その他、電子帳簿保存法対応で、スキャナ保存に関して“JIIMA「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」”を取得済みですが、「電子取引ソフト法的要件認証」（クラウド版でのタイムスタンプ付与機能）も取得いただけるとさらに魅力的な製品になるかと思います。