SaaS移行の背景について

―― オンプレミスからSaaSへ移行した背景についてお聞かせください。きっかけや課題はございましたか？

2019年の労働基準法改正をきっかけとして、勤務管理オンプレミスシステムへ大きな改修を行う必要がありました。具体的には勤怠担当者が任意のタイミングで年次有給休暇を5日取得していない教職員のリストアップ行うこと、時短勤務者についての表示改修や36協定対応などです。
旅費精算については、それまで紙運用でしたが、ペーパーレス化・電子化の必要性を感じており、勤務管理の移行タイミングと同時期にシステム化検討が本格化しました。

選定のポイントについて

―― SaaS移行の際に、WiMS/SaaSと他システムとの比較選定をされたかと思いますが、どのような点を重視して選定を行われましたか？

勤怠システムについては労働基準法改正対応が十分であることと働き方改革関連法施行に伴う規則改正にも対応できることがポイントでした。
旅費精算システムについては5社を比較し検討しました。重点項目としては「定期区間控除」（給与として6ヶ月分通勤手当として支給している区間については計算から除外する）、「乗換案内との連携」（大手乗換案内Webサービスと連携して交通費を算出する）、「最短経路からの運賃差表示」の3点でした。
文書系ワークフローシステム（稟議・学内文書）については旅費精算システムに加えてワークフロー機能を持つシステム3社を比較検討しました。大きな選定ポイントとしては「ワークフロー毎に権限を微調整できること」、「新しいワークフローを開発する際に十分なサポートを受けられること」でした。
旅費精算と文書系ワークフローは別々のシステムを使うよりも、ワンシステムで使えるほうがスマートで良いと考えていました。実際の使い方として、出張前に上げた稟議申請を出張後の旅費精算に紐づけるといった使い方をしています。

―― 選定の結果、WiMS/SaaSをご採用いただいた理由をお聞かせください。

システム全体については主に3点採用理由があります。
一点目としてシングルサインオンに対応していることです。別システムで既に使用しているユーザIDおよびパスワードを流用出来ることは問い合わせ件数の削減、使用者への負担軽減に大きく寄与しています。
二点目としてWiMS/SaaSが「ASP・SaaSの安全・信頼性に係る情報開示認定」を受けていたことです。
本学園における運用基本方針は情報漏洩が起こりにくいことを第一優先としてシステム環境を整備することであり、個人情報を学外のサーバーに保存することが前提となるSaaS導入には十分な安全性の根拠が必要です。
三点目については二点目に関連する重要な理由で、WiMS/SaaSが国内にクラウド環境を構築していることです。
勤怠システムについては2010年からWiMSを使用しており、教職員もWiMSを操作することに慣れていました。SaaS移行後も基本的な画面レイアウトや操作方法が同じであったことは他社と比較する際の大きなアドバンテージでした。 そして、管理する側についても新たなマニュアル整備を行なわず修正程度で対応できたこと、説明会及び導入直後に必ず発生する個別取扱説明などについて、大幅に作業量を削減できたことは大きなメリットでした。
ワークフローシステムについては選定ポイントに記載の通り、きめ細かな設定が可能な上、フロー構築におけるサポート、使用者の利便性が明らかに向上すると見込めたことです。 例えば稟議の進捗状況の確認や過去の稟議内容の参照などです。
また、一般ユーザー向けのUI面では他にも良いものがありましたが、管理者側が求める機能面ではWiMS/SaaSに優位性がありました。

移行プロジェクトについて

―― SaaS移行はスムーズに進みましたか？大変だった点はございますか？

勤務管理の移行については、全くの新システムと比較するとスムーズでしたが、移行作業が4か月で限られた人員での対応だったことや、利用者データ移行や初期設定、検証作業などは新システムを導入する際と変わらない手順が必要だったこともあり、想定より苦労しました。
また、期間が短いために、旧システムとの並行稼働期間が取れなかったことが不安要素としてありました。
旅費精算・文書系ワークフローについては、紙運用からのシステム化のためワークフロールートの設定に苦労しました。

ご利用状況について

―― 現在のご利用状況についてお聞かせください。学校法人ならではの特性などはございますか？

稟議や文書関係の処理で6種類、旅費精算では7種類の申請を利用しています。
学校法人の特性として、一つの案件で複数の部局の承認が必要となる場合が多くあり、部局間を横断した承認フローが必要となります。
情報共有や連携が重要になるため、関連部局の情報を漏れなく確認できるようにフローを組んでおります。

導入効果

―― ご担当者様から見た導入効果はいかがでしょうか？

本学園は設置する学校が３つあり、拠点となる校地も複数あるため、従来の紙による稟議では役員の決裁までに時間がかかるケースが多い状況でした。 例を挙げると大学の複数キャンパスに係る稟議の場合、東京板橋キャンパスと埼玉東松山キャンパスの間で紙の起案書を送るために、週2回運行される学内便に載せて原本を回付する必要があり、スムーズに承認が進んでも決裁まで1週間以上の時間がかかることが常でした。
本ワークフローの構築により、アクセス可能な端末さえあれば即時の承認が可能になったため、２～３日程度で決裁が下りる案件も少なくなく、回付時間が大幅に短縮されました。

―― 現場の方からの反応はございますか？

導入当初は紙からの変更に戸惑う声も多くありましたが、約5年が経過した現在では使用感についての不満の声はほとんどなく、働き方改革の進展も相まってむしろ業務遂行に不可欠なシステムになりつつあります。特に過去の申請を確認したい時には、紙を探すよりもはるかにワークフローシステムのほうが利便性が高いです。
新型コロナウイルス感染症の感染拡大に伴う在宅勤務体制においては、本学園の事業継続に最も貢献したシステムとなりました。

今後の展望

―― 今後の展望およびWiMS/SaaSに期待することがございましたらお聞かせください。

新機能としてリリースされた添付ファイルのプレビュー機能を帳票印刷にも使用できるようにすること、稟議申請と経費精算のシステムを併用しながらの従業員情報メンテンナンスをより簡素化すること、データ出力や取り込み、マスタデータの性質表示をより分かりやすくすること等、利用者目線と管理者目線で利用しやすいシステムになることを期待しております。
また、現在の旅費精算に加えて立替精算についてもWiMS/SaaSを利用し、振込みを一括にすることでコスト削減に繋げたいと考えています。