導入の背景

―― システム導入の背景についてお聞かせください。どのような課題がございましたか？

＜勤務管理＞
旧システムでは就業時間を一般従業員向けに表示することができなかったため、残業時間や、休暇の取得状況を把握しにくい状態でした。そのため人事企画部でデータを抽出し、各部へメール送信したものを各部がExcelに入力して管理する運用を行っており負担になっていました。 また、就業に関する申請は紙媒体で運用しており、ペーパーレス化を急務と考えていました。

2019年4月に実施された「時間外労働の上限規制」「年次有給休暇の取得義務」などの法令改正に合わせた対応とともに、画面上でリアルタイムに自身の勤務状況を確認し、働き方を見直すセルフマネジメントを推進すべく、新しくシステムを導入し、就業管理を強化したいと考えました。

＜経費精算＞
紙媒体で申請・承認を行っており、誤記入や数字の見間違いも多く、内容を確認しデータ化するだけでも大変でした。また、差し戻しや修正が発生した場合、各申請のステータス管理ができていなかったため、再提出までにも時間がかかっていました。 そのため、以前からシステム化を検討しており、勤務管理システムとして導入したWiMS/SaaSが備えている経費精算の機能を利用したいと考えました。

導入効果

―― 導入時の課題は、現在どのような状況でしょうか？

＜勤務管理＞
WiMS/SaaSの導入により、各部の管理職がリアルタイムに部下の勤務表を確認することが可能となったため、毎週、1人×0.5日かかっていた人事企画部でのデータ集計、フィードバック作業が不要となりました。また、申請はすべてWiMS/SaaS上で提出するようになったため、紙媒体の申請をファイリングする保管作業もなくなりました。

―― 部下の勤務状況の把握、セルフマネジメントの推進などの効果は感じられていますか？

WiMS/SaaS導入後は、従業員本人が、自分のPCでいつでも自身や部下の勤務状況を確認できるようになり、社員の就業管理への意識が変わったと感じています。アラート機能を活用し注意喚起を促すことで、長時間労働になる前に働き方を見直すことに繋がっています。

―― 経費精算の導入効果はいかがでしょうか？

写真左より
櫻井 貴之様、橋本 真由美様（会計管理部）

申請内容のチェック段階でのミスが大幅に減りました。担当者は、出張手当の日当など社内ルールを正確に把握している必要がありましたが、WiMS/SaaSでは、申請時にシステムで制御できるため、チェック担当者の教育コストを削減できたと思います。 申請を差し戻した場合も、現在のステータスをすぐに画面で確認できるため、再提出までの時間が短くなりました。
また、領収書と申請内容のチェック業務は、SOLTYさんからバーコードでの読取チェックによる運用をご提案頂き、業務負担が減り、ファイリングや保管の作業も削減されました。

―― 現場の方からはどのような反応がございましたか？

勤務管理、経費精算ともに、紙媒体での申請からＰＣ画面上での申請になり、慣れてくると数秒で操作が完了するため楽になりました。また、交通費申請にある経路検索機能が好評です。今までは自身で経路を検索して申請し、最適な経路かの確認が不十分なこともありましたが、現在はWiMS/SaaS上で検索するだけになり、正確な金額が算出されるようになりました。

活用

―― 日常業務で利用されているツールとの連動性があるとよいと思われますか？どのような連動性があると便利でしょうか？

現在、社内で予定の共有をする際はOutlookを使用しているため、Office365のスケジュール機能との連携ができれば、勤務管理（休暇、在宅勤務、スライド勤務の予定表への反映）も、経費精算（外出・出張と交通費の精算の連携）もより便利になると期待しています。

サポートサービスについて

―― 当社のサポートサービスについて、品質を10段階で評価するとどのくらいでしょうか。またその理由をお聞かせください。

１０段階で評価すると「7」くらいですかね。当社は365日営業している部署があるため、土日祝日もサポート対応の体制があると助かります。
また、社員からの問い合わせについて、画面表示内容や基本的な操作方法について説明を求められることがあり、基本的な内容については、チャットボット等で自動応答するような機能があると非常に助かります。

現在の取組みについて

―― ニューノーマルへの対応など、働き方について取り組まれていることはございますか？

時差出勤、在宅勤務の推進を行っています。WiMS/SaaSにしたことで、紙媒体を介さずに申請・承認のプロセスが実行でき、大変助かっています。

今後の展望

―― 今後の展望およびWiMS/SaaSに期待することがございましたらお聞かせください。

残業時間や有休取得状況に対するアラートの視認性がもっとよくなれば、さらにセルフマネジメントの効果が上がると思います。

2021年より人事考課システムも導入し、今後、人事諸届申請や給与明細照会オプションも導入検討中です。 フロント機能をWiMS/SaaSに統一することで、より一層のペーパーレス推進による業務の効率化と従業員サービスの充実を図っていきたいと思っています。