学校法人國學院大學様　
稟議申請システム導入事例

導入の背景について

―― システム導入の背景についてお聞かせください。どのような課題がございましたか？

本学では従来、紙媒体で稟議書を回付し、押印での決裁を行っておりました。決裁まで日数を要する点や、紙媒体での台帳管理や保管が大きな負担でした。
数年前からワークフローシステムの導入は検討していたものの、本学の業務に合った内容でシステム導入までの話がまとまらず、数年が経過しているような状況でした。
そのような折に、既に運用をされておりました学校法人大東文化学園様にお話を伺う機会があり、本学と当てはまる部分が多く、運用方法やご苦労された点など様々なことをご教示いただいたことで、システム導入を進めることが出来ました。
当時、本学でもタブレットを配付して会議の紙資料を無くすなどのペーパーレス化が推進されていましたので、その流れも追い風となり導入を進めることができました。

選定のポイントについて

―― どのような点を重視して選定を行われましたか？選定の結果、WiMS/SaaSをご採用いただいた理由をお聞かせください。

パッケージとしてご紹介いただき、本学独自の承認ルートに合わせた決裁までのフローを構築できるなど、自由度が高いところが採用のポイントとなりました。
ゼロから作り込むシステムでは費用が高く、パッケージでは運用に合わないなど、それまで見てきたシステムは要望に合うものが無かったのですが、WiMS/SaaSはベースとなる機能がある上で、運用に合わせたカスタマイズも可能であり、まさに求めていた要件を満たすシステムでした。
また、システム導入にあたり、学校法人大東文化学園様にも直接お話しを伺う機会を頂くことができ、導入までの流れをイメージすることができました。

導入プロジェクトについて

―― 導入プロジェクトはスムーズに進みましたか？大変だった点はございますか？

紙媒体での運用からシステムでの運用に大きく切り替わることで、学内での理解を得ることに苦労するかと危惧しておりましたが、これまでの運用を大きく変えることなくシステム化することができたので、想定よりスムーズに導入に至ることができました。
苦労した面は、紙媒体での運用からのシステム設定となるため、ワークフロー承認ルートのシステム設定に苦労しました。

―― SOLTYのサービスはいかがでしたか？

本学の決裁フローにあわせて、ワークフローの設定権限など柔軟にご対応いただき、要望の実現方法をご提案いただきながらスムーズに導入まで至ることができました。また、使用方法もシンプルで、利用者からの問い合わせも少なく、使いやすい仕様で大変助かりました。
導入までのスケジュールについても、担当者の方とその都度打合せで共有でき、アドバイザリーシステムのQ＆Aでは細かな事でも直ぐに対応し、サポートしていただけております。

ご利用状況について

―― 現在のご利用状況についてお聞かせください。学校法人ならではの特性などはございますか？

本学では、稟議と学外文書（公文書）をシステム導入しており、今後学内文書やその他サービスの導入を検討しております。
学校法人の特性として、稟議申請については、１つの申請に対して、内容によっては複数部署の承認、または役職のある教員の承認が必要となるケースが多々あります。 本学では承認が課の中で10段階、関連部署などを含めると20段階を超えます。
紙媒体での運用では都度各部署や教員に承認印の受理に出向いておりましたが、本システムではその手順を省略することが可能となりました。
また、監査等の対応時にはPDFで出力できる点も便利です。

導入効果について

―― ご担当者様から見た導入効果はいかがでしょうか？

回付状態（進捗状況）を可視化できたことは、管理者と利用者の両者にとって、非常に効果が大きいと感じています。紙媒体運用の際は、申請者より進捗確認の連絡を受け、その都度、確認作業を行うことに時間を要し、業務負担となっておりましたが、現在ではその負担が解消されています。
導入前に懸念されていた承認フローについても、トラブルなく進められていることから、最短で稟議決裁を受けることが実現できており、現時点で大きな問題も発生しておりません。
また、本学は２つのキャンパスを設置しており、紙媒体での運用の際は、週2回の学内便で回付する必要があり、承認まで時間を要しておりました。本システムを導入したことにより、キャンパス間での書類の移動を行わず稟議申請が可能となった点は、書類の紛失というリスクを回避し、従来の半分の日数で稟議決裁を受けることが可能となりました。

―― 現場の方からの反応はございますか？

過去の稟議を確認したい場合にも直ぐに検索することが可能となり、スムーズな確認ができるようになりました。さらに、複写機能を利用することで、スピーディーな稟議申請が行えることも、利用者にとって大きなメリットであり、操作しやすい仕様にも高評価を得ています。

今後の展望

―― 今後の展望およびWiMS/SaaSに期待することがございましたらお聞かせください。

今後学内文書やその他サービスの導入を検討しており、本学の様々な場面で利用されていくシステムになるであろうと考えております。今後とも引き続き、サポート体制の充実を期待しております。