株式会社近鉄エクスプレス様　
勤務管理・人事諸届申請システム導入事例

SaaS移行の背景

―― オンプレミスからSaaSへ移行した背景についてお聞かせください。オンプレミスでは10年ほどご利用いただきましたが、どのような課題がございましたか？

オンプレミスで構築されている場合は、ハードウェア、ミドルウェアのサポート終了の度にシステム移行作業が必要でした。サーバーも自社で管理していたため、プログラム更新等の作業が定期的に必要でしたが、作業担当の情報システム部とのコミュニケーション等も手間でした。法令改正時には機能更新が必要となり、その都度、更新作業費用が発生していました。SaaSへ移行することで、システム移行と機能更新の工数を削減し、システム運用を効率化したいと考えました。

導入効果

―― SaaS移行前と比べて運用が大きく変わったところはございますか？システム保守、人事部業務それぞれについてお聞かせください。

システム保守においては、SaaS移行前はその都度システム部門の協力が必要でしたが、SaaS移行後はそのようなことがなくなり、人的コストも軽減されています。 SaaSとオンプレミスで使用感の差異はなく、以前と同じように運用できています。

―― 大きなバージョンアップとなりましたが、現場の方からはどのような反応がございましたか？

バージョンアップによりUIが変更になったため、当初は現場から多くの問い合わせがあるのではないかと思っていましたが、基本的な操作には大きな変更がないためか混乱もなく、スムーズに移行できたと思います。 それよりも、マルチブラウザ対応で使用するブラウザを選べるようになったことや、アクセシビリティが向上したことが好評でした。
以前は、出張や海外勤務をしている場合、専用の端末を用意していないと社内ネットワークにアクセスできず、勤務実績は事後報告となっていました。現在はインターネットに接続できればWiMS/SaaSを利用できるため、リアルタイムで登録できるようになりました。 休職中の従業員や出向者など、出社しない場合でも、自宅や出向先からWiMS/SaaSにアクセスして申請提出でき、便利になりました。

―― 新バージョンでは、ダッシュボードやグラフなど、視覚的にわかりやすい表示画面が増えました。

そうですね。全従業員の勤務時間を参照できるグラフや、個人に表示されるアラート機能などは、今後さらに活用していきたいと思います。

グループ利用

―― 本社のSaaS移行とグループ2社の新規導入を並行して行い、3社同時での導入プロジェクトとなりましたが、プロジェクト中のサービスはいかがでしたか？

大きな問題もなくスムーズに導入できたと思います。3社の社内規定がそれぞれ異なるため、各社の環境もそれに合わせて個別に設定を行いました。

―― グループで同じシステムを利用するメリットはどのような点がございますか？

グループ内で出向する場合、出向者の勤務表を出向先の管理者が承認可能になりました。 グループごとに運用の異なる点が多々ありますが、WiMS/SaaSのグループ導入をきっかけとして運用の見直しを行っていきたいと考えています。

―― 今後、更なるグループ展開はご検討されていますか？

更にグループ会社2社がWiMS/SaaS導入予定です。

サポートサービスについて

―― 当社のサポートサービスについて、品質を10段階で評価するとどのくらいでしょうか。またその理由をお聞かせください。

10段階で評価すると「８」です。
アドバイザリーサービスで遅延なく回答を頂けています。文章のみでの連絡では伝えきれないこともあるため、対面での打ち合わせを定期的に実施するなど、運用を相談したいです。 また、過去の投稿を参照することも多いため、アドバイザリーシステムの検索機能が充実するとより便利になると思います。

現在の取組みについて

―― ニューノーマルへの対応など、働き方について取り組まれていることはございますか？

テレワークを推奨しています。
また、汎用申請（※）を活用し、紙で提出していた申請を電子化し、出社せずに提出・承認ができるようにしています。一部の申請はまだ紙で提出していますが、最終的にはすべての申請を電子化したいと考えています。
※汎用申請：WiMS/SaaS人事諸届申請システムの機能で、ノンプログラミングでオリジナルの申請フォームを作成できる機能

今後の展望

―― 今後の展望およびWiMS/SaaSに期待すること(機能の拡張など)がございましたらお聞かせください。

個人のトップ画面に警告メッセージが表示されますが、36協定時間に関する警告については、メールでも通知できる機能があると良いと思います。
その他、人事諸届申請の提出フローを利用して、人事部と従業員個人のやりとりをWiMS/SaaS上で行えると便利です。休職者へのお知らせ配信や書類の提出などをファイル添付したメールで行っていますが、これらの業務もWiMS/SaaSに集約し、通知することで、より業務効率化を図れるのではないかと思います。