導入の背景

―― システム導入の背景についてお聞かせください。どのような課題がございましたか？

従来はオンプレミスの就労管理システムを利用していましたが、業務・制度面では、労働環境の変化や多様な働き方・労働法改正などへの対応が難しい状況となっていました。また、システム面では、システム基盤老朽化によるセキュリティリスクの懸念がありました。
具体的な課題としては次の通りです。

• データ量増加によるレスポンス悪化や月初のサーバーダウン。その他、文字化けなどが生じる問題が発生していました。
• システムが阻害要因となり、労働環境の変化、多様な働き方、働き方改革関連法案などへの対応ができない（時間単位年休や在宅勤務など）。在宅勤務については、コロナ以前より一部ですでに実施をしていましたが、勤務状況が正しく把握できないなどの問題がありました。
• 適正な労務管理をするためのエラーリストの出力、および加工に工数がかかっている。
• カスタマイズが多く、パッケージで対応される法改正に柔軟に対応できない。
• 制限のある中で改修を続けているため、操作がより複雑になっており、従業員からの問い合わせも多い。

―― 初めてお問い合わせをいただいたのが2019年でしたが、入れ替えを検討されたのは働き方改革関連法の施行が大きなきっかけでしょうか？

それ以前よりずっと課題としてはあったのですが、きっかけとなったのは社内の制度変更に向けた動きが本格化したことと、働き方改革関連法もありますね。

―― グループ展開するに当たってはどのような効果を期待されていましたか？

グループ展開し、業務はシェアードサービスを予定していましたので、1つ目は会社を切り替えての操作や転籍時のデータ移行、操作が容易なことです。2つ目はグループ会社を同一システムで管理することで、勤怠情報が1つのシステムに蓄積されていくため、勤怠の傾向把握などが容易となり、従業員のニーズをとらえ社内制度へのフィードバックが可能となることです。
実際に利用スタートし（※2022年4月よりシェアードサービスを開始）、現在は期待通りの効果が得られています。

選定のポイントについて

―― どのような点を重視して選定を行われましたか？WiMS/SaaSに注目した理由・ご採用いただいた理由もお聞かせください。

選定のポイントは次の通りです。

• 法改正、社内制度(働き方改革)等の変更に負荷なく対応できるシステムであること。
• 従来の考え方、管理方式を見直し、極力カスタマイズ(アドオン)を行わずコストを抑制したシステムとすること。
• 業務効率化のために、既存業務の変更（ワークフローの導入など）も踏まえたシステムとすること。
• 適正な労務管理、利用者のニーズに円滑に対応できるシステムとすること。
• カンパニー制やシェアードサービスを視野に入れたシステムとすること。
• 弊社が求める機能要件の適合率が高いこと。
• 就労管理システムは、全従業員が毎日使うシステムであるため、操作が容易であり、直感的に利用できる・閲覧できるシステムであること。

―― 人事部門のご担当者様としては、従業員の皆様に使っていただけるかどうか、使い勝手が良いかなども気になるポイントになるかと思いますが、実際にご利用いただいて皆様の反応はいかがでしょうか？

システムの良し悪しに関わらず、これまで使っていたものから新しいものに入れ替える際には少なからずネガティブな意見も出ると想定していましたが、WiMS/SaaSの導入に当たってはそういったネガティブな反応が想像よりも少なかったので、直感的に使えていると思います。

WiMS/SaaSに一番注目した点は、SaaS製品でありながらカスタマイズが可能という点です。選定を進めるにあたり、システム標準に合わせて社内運用を変更していくという大方針はあったものの、どうしても個社要件を再現しないといけない制約もあったためこの点に大きな利点であると考えました。

―― カスタマイズが必要な貴社固有の要件として、特長的なものはどんなものがございましたか？

それまで使っていたシステムを標準と考えていた部分があったので、選定の中でこれは一般的ではなく固有要件であると気づくことが多かったです。SaaS製品のほとんどがカスタマイズは受け入れていないので、そこを対応してもらえる点が評価につながりました。

導入効果

―― 働き方改革やテレワークの普及など、企業を取り巻く環境は様々な変化がありました。貴社ではどのような働き方の変化がありましたか？
その中でWiMS/SaaSがお役に立てた面はございますでしょうか？

弊社もテレワークに関する制度を整備し、手当や働き方の運用も変更いたしました。その中で、在席状況機能により誰がどこで働いているのかの見える化が可能となり、勤務の把握や電話取次などが容易となりました。
勤怠関連の申請について、ワークフロー化をすることができ、申請から承認までのリードタイムを大幅に短縮することができました。また、紙書類の保管場所や工数、出社しなければならない制約等も排除することができました。

―― 在席機能をご利用いただきありがとうございます。具体的な運用としてはどのようにお使いになられていますか？

打刻の際にどこの拠点かという情報も同時に登録できるようにしていますので、工場内や駅にあるサテライトオフィスなど、その日誰がどこで勤務しているかが可視化されるようになりました。

―― 申請についてはそれまでは紙運用でしょうか？

はい。それまで証明が必要なものはすべて紙でした。2020年からこれらを電子化することができましたので、コロナで出社を抑制することになった際も、滞りなく運用することができました。

―― サテライトオフィスでの交通費管理や在宅勤務での手当の回数管理などにもWiMS/SaaSをお使いいただいていますが、期待した効果は得られていますか？

毎月、短い納期の中で手動集計していたものが自動化され、工数が大幅に削減されました。

―― そのほかにご担当者様から見た導入効果・活用状況はいかがでしょうか？

就労管理業務について、作業を外部委託しておりましたが、システム導入とともに廃止することができました。４人工分の外部委託がなくなり、現在はすべて社内で完了しています。

―― 現場の方からの反応はございますか？導入効果は感じられていますか？

WiMS/SaaSを導入したことで、柔軟な働き方制度（時間単位年次有給休暇等）が滞りなく導入することができました。また、勤務実績のExcel取り込みが可能となり、紙の勤務表を入力していた作業の工数が削減されました。
今まで製造現場では代行で入力する（してもらう）という文化が根強く残っていましたが、スマートフォンでの申請も可能となったため、少しずつ個人申請へのシフトも進んでいます。

―― スマートフォンでの使い勝手はいかがでしょうか？

ＰＣ版と機能差もなく、問題なく利用できています。

サービス連携・データ活用について

―― 連携してお使いいただいているサービス（他システム）はございますか？

人事システム「ProActive」と、打刻連携システム「IDリンクマネージャー（現タイムクリエイター）」に連携しています。
IDリンクマネージャー（現タイムクリエイター）では、WiMS/SaaSの打刻情報を取込み、未打刻でのＰＣ利用がある場合、ワーニングを出すようにしています。

―― WiMS/SaaSで収集したデータを社内で活用されることはございますか？

在宅勤務率や長時間労働のモニターに使用しています。毎月部門ごとのデータを出しています。

SOLTYのサービスについて

―― SOLTYのサービスはいかがでしょうか？ご期待に沿えていますか？

導入時は、過去事例を踏まえた様々な提案していただき、システムの機能の中でどう実現するかを真摯に向き合って対応いただけました。
導入後も、アドバイザリを通して想定外のケースや突発のイレギュラー対応にも柔軟に対応して頂いています。

―― 10段階で評価するとしたら何点でしょうか？

今後の期待を込めて「８」ですかね。

今後の展望

―― 企業の持続的な成長のために、人材戦略は経営上の重要戦略に位置づけられると思います。人事部門としての今後の取り組みなどお聞かせください。

弊社グループ会社を含めたすべての従業員がパフォーマンスを最大化できるための労働環境の整備に取り組んでいきたいと思っております。
具体的には勤怠管理データを用いての、長時間労働抑止をはじめとする社員の健康支援や多様な勤務と雇用形態の整備を行っていく予定です。

―― アフターコロナで在宅勤務を見直す動きも聞かれますが、貴社では在宅勤務制度は継続される予定ですか？

実際に在宅勤務制度を運用してみての課題も見えてきましたので、課題解決を図りながら今後も制度は続けていく予定です。
とくにコミュニケーション面で、体調面や困りごとなどの把握が難しいので、顔を合わせるための出社も取り入れながら運用していきたいと考えています。

―― 今後の展開としてWiMS/SaaSに期待することがございましたらお聞かせください。

引き続き、法改正への迅速な対応と弊社の人事制度（働き方・休み方等）の変更に対する、スピードとフレキシビリティな対応を期待します。