導入の背景

―― システム導入前はどのような運用でしたか？

勤務表はExcel、打刻はタイムカードを利用していました。月初に社員はExcel勤務表を各自で印刷し、所属長に提出、所属長が押印後、各課で提出状況をチェックしてまとめて総務部に提出していました。 準社員については、タイムカードのデータを総務部でExcelに転記して、手作業で行った集計結果と確認・修正作業を行っていました。
総務部では、提出された勤務表・タイムカードの内容確認をダブルチェックで行い、修正箇所があれば本人に返却し、再度、出力・押印の上、再提出させていました。

―― どのような課題がありましたか？

勤務表の確認作業や集計業務の負担が大きいことと、社員と準社員の管理方法が異なることもあいまって、作業が煩雑で、経験者でもミスが多い状況でした。
勤務時間については、自己申告時間だけでなく、客観的な出退勤時間も含めて勤務時間を管理する必要がありました。
また、勤務管理とは別に、弊社では従業員の食事注文を収集してまとめて発注し、食事代を給与から控除する運用があるのですが、こちらもすべて手作業で行っていたため、勤務管理と合わせて食事注文の管理も可能なシステムの導入を検討し始めました。

―― 食事注文はどのように運用されていたのでしょうか？

食事を注文する場合は、「食事カード」を指定の場所に移動するという方法で行っていたため、不確かな部分が多くあり、注文数と実食事数に誤差が発生することがしばしばありました。 また、食事代を給与控除するため、個人ごとの注文数を手書きのチェック表を作成し、給与計算用のExcelに反映する作業があり、転記ミスなどの問題を生じていました。 そのため、これらの運用を勤務管理と一緒に管理できれば理想的だと考えていました。

選定のポイント

―― システムの選定時には、どのような点を評価して頂けましたか？

以下の３点をポイントに、WiMS／SaaSの導入を決定しました。

1. 勤務表にチェック機能があり、残業の予定時間を実績時間が超過した際、ワーニングメッセージを表示できること。
2. 柔軟性が高く、当社独自の複雑な社内勤務ルールや割増率の違いなどに対応できること。
3. ICカードによる食事注文・食数管理が可能なこと。

お客様の課題を解決すべく打ち合わせを繰り返します

導入過程のサービスについて

―― 導入中のSOLTYサービスについてご満足いただけましたか？

要件定義の段階で、想定していたよりも多くの課題が抽出されました。 特に、勤務時間の計算については、何度も打合せを行い、担当していただいていたSOLTYの営業・SE担当者さんには、当社の業務要件を的確に把握して頂いていたため、最適なセットアップをしていただけたと思います。

導入効果

―― WiMS/SaaS導入後の効果としてどのような点がありますか？また、導入前の課題は解決されましたか？

WiMS/SaaS導入後、勤務管理に関する業務が年間総作業時間にして48.2％削減されました。食数管理においての人的ミスもなくなりました。 また、勤務表に食事注文履歴が表示されることで本人の食事注文に関する注意を促す効果もありました。
WiMS／SaaSを導入して約1年が経過しますが、大きな混乱もなく順調に稼動しています。SOLTYさんには稼動後も変わらずに丁寧に対応していただき、感謝しております。どうぞこれからも宜しくお願い致します。

――その他、ご意見・ご感想はございますか？

勤務データをもっと自由な形で出力できるとよいと思います。 システム導入したことで、以前は思いつかなかった様々なデータを活用したいと考えていますが、こちらの権限でデータを自由な形で抽出できるように設定できるとより使い易くなると思います。

今後の展望

―― ありがとうございました。最後に今後の展望として、社内での推進していきたい業務や解決したい課題などはございますか？

「働き方改革」に見られるように、より従業員にとって働きやすい環境作りを目指していきたいです。また、時間外勤務時間の削減や過重労働防止の為のツールとしてWiMS／SaaSを役立てていきたいです。