アイエックス・ナレッジ株式会社様　
勤務管理システム導入事例

導入の背景

―― システム導入の背景についてお聞かせください。

写真左より
遠藤 寧 様（システムインテグレーション事業部 ビジネスソリューション部 シニアシステムエンジニア）
高嶋 友香 様（経営管理本部人事部マネジャー）

2015年4月より全社の業務改善として給与明細や年末調整、また健保関連等の紙媒体の社内配布物のペーパーレス化や、各種業務プロセスの適正化等に取り組んでまいりました。
中でも、勤務管理は創業以来、紙とExcelで運用しており、月次の集計業務の負担が非常に大きく、また、月末にならないと勤務状況が確認できないため、適正な勤務管理業務の観点から課題が多くありました。長年の運用で、ルールがかなり複雑化していたこともあり、勤務管理に特化したパッケージとの適合分析を利用して、運用ルールや就業規則の見直しも視野にいれ、システム導入の検討をはじめました。

選定のポイント

―― 選定の過程について教えてください。

最初は８社から紹介を受け、まず半分の４社に絞りました。そこからさらに２社に絞り、最後は、人事担当者だけでなく、現場メンバーも含めた評価チーム６名でトライアル利用の上、WiMS／SaaSに決定しました。

―― どのような観点から絞られましたか？

プロジェクト工数入力と勤務実績入力を一緒に行えること、しっかりとしたサポート体制があることをポイントに絞り込んでいき、導入実績や使い勝手などから総合的に判断しました。

―― どのような点が決め手となりましたか？

価格面での差があったので悩みましたが、実際にトライアルを利用した評価チームメンバー全員が、「課題解決に協力性があり、今後の本番導入に向けても協力していけると感じている」「入力画面が直感的」等を理由にWiMS／SaaSを選んだため、その結果を重視し、最終決定しました。

導入過程のサービスについて

―― 導入プロジェクト中のサービスはいかがでしたか？

「当たり前のように行っていたことが、当社独自の運用ルールだった」といったことがいくつかあり、SOLTYさんにうまく伝えられずに、困ったこともありましたが、標準的な考え方を詳細に説明頂けたので、最終的には当社にとって適切な運用方法を検討することができました。 私自身、自社の運用ルールしか知らないため、理解するのに苦労したこともありましたが、よくサポートして頂き、不明点なく進められたと思います。

―― 要件確認の中で抽出した課題が、勤務管理のルールや規則の大幅な見直しに波及し、当初予定していた本稼働時期を延期することになりましたが、どのような観点から、延期を決定されましたか？

運用テストをしっかり行って、現行運用からの業務移行を確実にするために、準備期間を延長することにしました。 運用テスト前のトレーニングでは、システムを利用した業務を基本から教えて頂いたので、新たに加わったメンバーにもわかりやすく、また要件確認時に見落としていた課題の発見にもつながりました。

―― 導入中はどのようなことに苦労されましたか？

当初勤務パターンを調査したところ、200を超えるパターンがあり、整理・集約を行ったものの、現場も含めた運用テスト等での検証が大変でした。また稼動直後に打刻機との連携がうまく行かず、正しい打刻データがWiMS／SaaSに反映されないという事態が起こり、本稼働直後で切迫していましたが、SOLTYさんに適切に対応頂いたので事なきを得ることができました。稼動後のサポート面でも迅速に対応頂いており、非常に感謝しています。

導入効果

―― ご担当者様から見た導入効果はいかがでしょうか。

月次業務が格段に楽になりました。システム導入前は１０名くらいで丸２日かけてダブルチェックを行っていましたが、今は３～４名で、それほど時間もかからずにチェックできています。また、以前は後から修正が必要となることも多々あったのですが、WiMS／SaaS導入後は、勤務表登録時にシステムチェックがかかるため、そのようなこともなくなりました。

―― 導入当初の課題は解決されたと思われますか？

はい。導入の過程で複雑化していた運用ルールの見直しができました。またWeb画面入力により、リアルタイム性も向上しています。日々の勤務状況を確認できるようになったことは大きな進歩だと思います。また、休暇情報をいつでも画面から確認できるようになり、多くの従業員が利便性を感じていると思います。

今後の展望

―― ありがとうございました。最後に、今後の展望についてお聞かせください。

世の中の流れとして、「働き方改革」の推進が叫ばれています。今後は、健康経営の取り組みの一環として、長時間労働の予防や有給休暇の取得率向上の観点からも、WiMS/SaaSを活用していけたら、と思います。