導入の背景

１番の課題は、業務に係る負担の軽減

―― 御社が勤務管理システムを検討・導入するきっかけとなったシステム導入前の課題について教えてください。

【経営企画部長 Ｉ氏 （以下、Ｉ氏）】
システム導入前は紙のタイムカードを使っており、従業員が打刻した情報をマンパワーを使って毎日集計し、Excelに転記するなど、とにかく人海戦術で業務を行っていました。 こういった業務に係る負担を減らすのと同時に人為的な計算ミスを防止したいというのが一番の課題でした。

【情報システムチーム チームリーダー U氏 （以下、U氏）】
本社に在籍する従業員については、タイムカードの集計やExcelへの転記に1日2時間近くの労力が掛かっていました。 本社だけでなく、地方拠点の勤務実績データは月に1回タイムカードを回収・集計することしかできていなかったため、 残業時間が社内規定を超えていないかどうかを常に確認できるようにするためのリアルタイムな実績確認を実現させることも当社の勤務管理の改善において重要なテーマの一つでした。

【Ｉ氏】
実績の集計だけでなく、手書きの申請書を廃止するということも必要でした。当社は勤怠関係の申請書を紙ベースで回しており、 起票から上司の捺印、総務部への送付、タイムカードとのチェックなどリアルタイム性に乏しく、従業員も総務部も作業が大変でした。 また、有給休暇の管理についても有休申請をベースに個別のExcel管理を行っていたため、新年度の付与や繰越日数の計算にも時間が掛かっていました。

選定のポイント

業務要件に精通した専任SEによる一貫したサポートの提供。ほぼ標準装備での機能で要件を実現。

―― 御社が勤務管理システムを導入するにあたって、SaaS型（クラウド型）システムを選ばれたポイントを教えてください。

【Ｕ氏】
申請入力など社外でも利用できるようにしたいと思っており、クラウド型を選びました。また、ハードが故障した際の対応やアップデート対応など情報システム担当としての業務をなるべく削減したかったので、 自社でハードウェアを持たなくてもよいクラウド型に決めました。

―― では、数あるSaaS型の勤務管理システムの中で、弊社のWiMS/SaaSをお選び頂いたポイントを教えてください。

【Ｕ氏】
正直な話、御社のシステムより安価なシステムはたくさんあったのですが、設定を自分たちでやらなくてはいけなかったり、 当社の希望する勤務形態に対応できるかどうかも実際システムを稼働してみないと分からないというシステムであり、不安が大きかったです。 その反面、WiMS/SaaSでは、勤怠管理業務に精通した専任のSEに導入当初から運用開始後まで一貫したサポートをして頂けることが当社にとっては大きいメリットとなりました。 また、少ないカスタマイズで当社の希望する勤務形態にも対応できたことですね。

【Ｉ氏】
多くのカスタマイズをしてしまうと、後々の法令改正や自社の規則の見直しの際に影響を及ぼしてしまうリスクがあるので、標準機能に近い形で導入できたのは大変助かりました。 比較していた他社システムではカスタマイズの提案が多く、当社の考えとマッチしていませんでした。

システム導入後の効果

リアルタイムに、一目で勤務状況を把握。締め処理や確認のための業務量を大きく圧縮。

―― 御社がWiMS/SaaSを導入した結果、一般従業員様・部門長様・総務部様・経営者様それぞれの立場において、どのように業務や運用が変わりましたか。

【Ｕ氏】
まず、一般従業員の立場としてですが、これまで有休の管理を紙による申請書から専用のExcelで管理する手法をとっていたので、 最新の有休残日数を確認できるようになるまで時間が掛かっていたのですが、今ではリアルタイムで残日数を確認することができるようになりました。

【Ｉ氏】
部門長にとっては、部下の出退勤時間や残業時間などの勤務実績や休暇取得状況や申請の有無などをリアルタイムかつ一目で確認できるようになりました。

【Ｕ氏】
地方拠点に部下がいる部門長にとってもすぐに実績が確認できるので管理しやすくなりました。 総務部にとっては、勤怠の締め処理が格段に早くなったことが非常に大きいです。システム導入前は、翌月の５～６営業日まで掛かっていたのが、 WiMS/SaaSを導入した後は、２営業日で締め処理が完了するようになりました。 また、締め処理を行った後に検算の意味も込めて、タイムカードと残業申請書の付け合せを２人体制で行っていたが、これが不要になりました。 給与計算をする上でのデータ作成がボタン一つでダウンロードできるようになり、これまで２日掛かっていたデータ作成業務が１０分ほどで終わるようになりました。 もちろん、集計上でのヒューマンエラーも起こりえないので人為的なミスも減りました。

【Ｉ氏】
我々のような管理者にとってみれば、部下の残業時間がすぐに把握できる、といったことだけでなく、 トータル的な勤務状況の把握が画面上ですぐに分かるといったことが最大のメリットであると思っています。 また、これまでは勤怠管理において確認したいことやデータを作って欲しい場合には都度指示を出していましたが、 今では自分で見れば欲しい情報は全て揃っているので、部下に余計な負担を掛けずに済んでいます。

―― その他、WiMS/SaaSを導入したことにより得られたメリットはありますか。

例えば、「打刻」ということに関しても、これまでタイムカードに打刻するだけでしたが、今は打刻した情報が画面上に反映されるので、 一人一人の従業員が自分の勤務時間についての意識が向上するようになったと思います。

―― ありがとうございました。