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東京建物リゾート株式会社様 人事考課システム導入事例

東京建物リゾート株式会社様 人事考課システム導入事例
東京建物リゾート株式会社ロゴ
会社名 東京建物リゾート株式会社
本社所在地 東京都中央区八重洲一丁目9番9号 東京建物本社ビル
従業員数 526名(平成27年4月1日現在)
業種 リゾート業
URL https://www.tt-resort.co.jp/ 新しいウィンドウで開く

東京建物リゾート株式会社は、総合デベロッパーである東京建物株式会社のリゾート施設運営会社として1987年に設立され、リゾートホテルの開発運営などに積極的に取組み、やすらぎの空間を創造してきた。
2015年には、東京建物グループのゴルフ事業・温浴施設事業の企業と合併。その後3つの事業を展開しつつ、社内の統制を図るべく人事系システムの導入を開始。その一環としてご採用頂いたWiMS/SaaS人事考課システムの導入前の背景や導入効果について、導入プロジェクト~運用を担った担当者の話を伺った。

導入検討の背景

―― システム化を検討するきっかけはどのようなものでしたか?

東京建物リゾートご担当者様

写真右:齋藤 正美 様(人事総務部長)
写真中央:西岡 佐江子 様(人事総務部 事務総括)
写真左:SOLTY担当営業  佐藤 梢

2015年4月の合併後、初めての人事評価は12月末を基準日として実施しましたが、合併をはじめ、その他の業務に追われ、人事評価制度の見直しまで手が回らなかったため、合併前の事業毎のルールで行いました。翌年度は「全社統一」の評価制度を設けることができましたが、運用に際しては課題が2つありました。

―― どのような課題でしたか?

1つは、紙とExcelでの運用だったのですが、合併により事業所が計30か所にもおよび、さらに部署も多かったため、評価シートを紙で配布・回収する作業だけでも相当な手間と時間がかかりました。
また、回収した評価シートを元に、人事部でExcelを用いて評価内容を算出・集計し、更に昇給や昇格といった評価結果を他システムへ反映しなくてはならず、紙→Excel→システム反映という一連の作業負担が非常に大きく、4月の昇給・昇格ぎりぎりまで時間がかかりました。
2つめは、理想とのGAPがありました。
本来は「1月に前年度の振り返りと今年度の計画をたてる」のはずでしたが、紙とExcelの運用では4月の昇給・昇格に間に合わないため、評価シートの提出を12月末としました。ところが、12月は各事業とも繁忙期なので、現場ではとても評価面談をする余裕がありませんでした。加えて、人事部と現場では距離もあるため進捗管理ができず、提出期限の延長が重なり、人事部に集まりきるのに1月末までかかってしまいました。
以上の2点から、人事評価のシステム化を検討することに踏み切りました。

選定のポイント

――WiMS/SaaSのどのような点が決め手となりましたか?

事業所が各地にあり、社内ネットワークの整備上の負担が大きいため、クラウド型であることを前提条件にしていました。価格面はもちろんですが、WiMS/SaaSの入力画面は当社の評価シートと近しく、実際に評価シートを入力する現場の社員にとって受け入れやすいフォームで利用できることが大きな決め手となりました。

導入過程のサービスについて

―― 導入プロジェクト中のサービスはいかがでしたか?

導入決定後、運用開始までの3ヶ月間で、打ち合わせを12回ほど実施しましたが、システムに慣れていないと分かりづらい内容を、業務フローに沿って繰り返し教えてもらっていたため、製品知識がしっかり身につき、結果的には、社内の導入メンバーだけで課題を解決できるほどとなりました。

―― 印象的なエピソードはありましたか?

打合せで要望をお伝えした際に、担当SEさんがその場ですぐに修正してくださり、とてもわかりやすかったです。多少難しそうな要望でも、利用開始の直前まで柔軟に引き受けてくれたため、その鮮やかな手さばきに、プロジェクトメンバー一同感動しておりました。(笑)

導入効果

―― ご担当者様から見た導入効果はいかがでしょうか?

評価シートの提出期限を1月末とし、「1月に前年度の振り返りと今年度の計画をたてる」が実現できました。評価シートの提出状況が一目でわかり、現場の進捗管理ができるようになりましたし、評価結果の算出・集計も以前は手作業だったため1~2週間かかっていましたが、WiMS/SaaSが自動で集計してくれるため集計業務自体が不要になりました。また、他システムへの反映のためのデータ抽出も容易に行えますし、全体を通して、人事評価の業務効率が非常に向上しました。

―― 現場の方からの反応はありますか?

運用開始前に、入力~提出~評価の一連作業のテストを行い、従業員がつまずきそうなところの修正に時間がかかってしまい、従業員への説明については、社内説明会は実施せず、社内通達での操作説明とマニュアルの配布だけで済ませておりましたので、若干不安な気持ちはありました。
ところが、WiMS/SaaS の運用が始まると、現場の支配人・店長から入力エラーについての問い合わせがいくつかあった程度のことで、問い合わせ対応に困ることはありませんでした。従業員は操作に戸惑っても、SOLTYさんに作成していただいたマニュアルがあるし、実際のところは、マニュアルを見なくても触っているうちに操作を覚えてしまう、分かりやすいつくりなっていたようで、評価シートの提出まで無事に終えられたみたいです。
新しい業務システムを現場で利用してもらう際、従来のやり方と異なる場合に現場からの反発も多いのでは、と懸念していましたが、SOLTYさんの支援もあり、現場にはスムーズに受け入れてもらえたので、胸をなでおろしています。

働き方改革への取り組み

―― 現在働き方改革について取り組まれていることはありますか?

様々な問題があることは認識しています。会社としては勤怠のシステム化により、上長が部下の労働時間を把握できるようになり、勤務状況の見える化が進みました。今回、人事考課のシステム化で、問題解決へ向けての一歩を踏み出したところです。

今後の展望

―― 今後の展望についてお聞かせください。

これまでは人事評価と業績評価を年1回実施してきましたが、各事業所からは「業績貢献をすぐ賞与に反映できるよう業績評価を年2回実施してほしい」という要望があがっていました。システム導入前は1回の業務負担が大きすぎたため、とても2回はできない、と感じていましたが、WiMS/SaaSの導入により一連の業務が格段に楽になったので、今後は業績評価を年2回実施することに決定しました。
また、これまでは、紙・Excel運用だったこともあって、現場にルールを合わせてきたところがあったと思います。今後は、ルールを一定化し、現場がルールに合わせるようにすることで、公平評価・適時評価へ結びつけられるよう引き続き取り組んでいく予定です。
今回の導入では、今後の業務トレンドを考慮した機能も盛り込んでもらえましたので、今後、WiMS/SaaS人事考課システムをツールとして使いこなしていきたいと思います。

インタビューにご協力いただきありがとうございました。
  • 人事総務部長  齋藤 正美 様
  • 人事総務部 エキスパート  新倉 康政 様
  • 人事総務部 リーダー  牧本 恭子 様
担当者

担当コンサルタント:藤平

導入事例のインタビューにご協力いただきありがとうございました。
東京建物リゾート様の導入プロジェクトでは、現行業務分析と新運用ルール確立の過程で、「年1回」という業務フローが課題でした。 システムは年2回の評価業務を想定しているため、そのまま当てはめようとするとどうしても使いにくい部分が残ってしまいます。 カスタマイズで対応する方法もありましたが、その場合のメリット・デメリットをご説明し、最適な使い方を十分ご理解いただいた上で、評価業務を年2回実施することを決定頂きました。
システム化は運用ルールに深くかかわるため、お客様にとっては、業務改革への大きなチャレンジだと思います。 導入効果を最大限活かせるよう、これからも微力ながらサポートさせて頂きたいと思います。

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