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インフォテック・サービス株式会社様 勤務管理システム導入事例

運用に合った柔軟な機能で、老朽化していた既存システムをWiMS/SaaSに違和感なくリプレイス
全体的な業務・規則の見直しも行い、時代の変化にマッチした勤務管理を実現

グループ会社で利用していたシステムは、個社ごとのメンテナンスが必要で、規則の変更や新しいOS、Officeなどの対応も自分たちで行っていた。 紙で運用している部署や申請・承認の遅延など、勤務管理の課題が山積みで、限界を感じていた。

商号 インフォテック・サービス株式会社
本社所在地 東京都新宿区西新宿7-5-25 西新宿木村屋ビル
設立 1998年(平成10年)9月1日
業種 情報サービス業
URL https://www.iftc-svc.co.jp 新しいウィンドウで開く
インフォテックサービス様事例

インフォテック・サービス社は、独立系ベンダーの強みを活かして、コンサルティングからシステム開発、保守、運用までのトータルサービスをワンストップで実現。大手損保会社のシステム運用・保守に豊富な実績を持ち、近年では、セールス・フォースドットコムのパートナーとしてクラウドコンピューティングの普及にも一翼を担う。
「お客様との長期的な信頼関係」に重きを置き、従業員のヒューマン・スキルの重要性を熟知する同社が、その従業員の労働環境のコアともいえる勤務管理システム刷新に踏み切り、2012年5月よりWiMS/SaaSの利用を開始した。 選定から導入・運用に至るまでの中心人物である管理部 業務サービスグループ シニアメンバの佐藤直矢氏に詳しい話を伺った。

導入背景

既存システムでは、規則の変更や新しいOS、Officeなどのメンテナンスに限界を感じていた

―― 導入前の運用についてお聞かせください。

インフォテック・サービス株式会社 管理部 業務サービスグループ シニアメンバ 佐藤 直矢様

佐藤 直矢 様
(管理部 業務サービスグループ シニアメンバ)

WiMS/SaaS導入以前は、10年ほど前にグループ会社で開発したツールを、自分たちでメンテナンスしながら運用していました。 しかし、新しいOSやOfficeへの対応や、社内規定に変更を生じた際にも自分たちで修正しなければならず、とにかく運用とメンテナンスの手間ばかりかかっていて、これ以上は限界と感じていました。 使い勝手もあまりよくないため、部署によってはシステムを使わず、紙ベースで運用しているところもあり、抜本的に見直しをかけることにしました。

―― 何製品ぐらい比較されたのでしょうか?

最初はどういう製品があるのかもよくわからなかったので、製品比較サイトなどを利用して、5~6社に資料請求して、実際に会って説明を聞いたり、デモンストレーションを見せて頂いたりしながら検討して、WiMS/SaaS含めて2社に絞りました。

多彩なシフトパターンを網羅、既存システムからの移行に違和感のないインターフェース

―― その中でWiMS/SaaSを選んでいただいた決め手はなんでしょうか?

そもそもシステムを探し始めたときから懸念事項だったのが、弊社のシフトパターンの多さです。かなり種類があって複雑なため、対応できるシステムがあるのかな、と。 実際、複数社からお話を伺いましたが、すべてを網羅できるのはWiMS/SaaSだけでした。
さきほど、紙ベースで運用している部署もあると言いましたが、それもシステム対応できないシフトパターンがあったからなんです。
もう一つは、画面の見た目がよかったですね。以前のシステムは、いろいろ課題があったとは言っても長年使っていたので、見た目があまりに違うとユーザーが戸惑ってしまいます。 比較していた他製品は、1画面で1日分の表示をする形式だったのですが、WiMS/SaaSは1カ月の勤務表が1画面で表示できるので、とても見やすく、違和感がなく入れ替えられると感じました。

導入後の効果

月次締めやチェックなど、管理にかかる作業量が圧縮された。
現場で勤務の実態をリアルタイムに把握できるようになり、労務管理意識の向上にも効果的

――導入後の現在のご感想をお聞かせください。

申請・承認のスピードが格段に早くなりました。提出状況は管理側からも確認できるので、どこで承認が遅れているかも確認できて便利です。 月次締めの確認作業も楽になりましたし、休暇管理がしやすくなりました。総じて、勤務管理にかかる作業量がずいぶん削減されました。
現場で勤務の実態をリアルタイムに把握できるようになったことも大きな効果だと思います。WiMS/SaaSは本人の勤務実績入力の画面上で、休暇残数や残業時間数が表示できるので、本人の労務意識向上にも効果があると思います。

全体的な業務や制度の見直しも、システム導入の大きなメリットの1つ

――導入時、苦労された点は何ですか?

いろいろデータを用意するのが大変でした。社内規定も把握しているつもりでも、見えていなかった部分がありましたね。 現場部門にも協力してもらって、実態と規則がきちんとリンクしているか確認しました。 それで、古い規則や使われていないものなどはリセットして、結果的に規則や制度を整理することができました。
労働環境は時代とともに変容していくものですから、制度も定期的な見直しが必要だと思いますが、なかなかきっかけがないと着手できません。 こういったことも、システム導入の大きなメリットの1つでした。

管理者にとってはFit&Gap分析結果一覧が運用マニュアルとして役立つ

――運用開始前の社内への操作教育も大変そうでしたね。

そうですね、何回かに分けて、全社員に対して実施しました。 やはり勤務管理システムは重要なシステムなので、きちんと説明したいと思ったので。
そういう意味ではマニュアルの作成も結構大変でした。

――弊社からベースになるマニュアルを提供させて頂き、佐藤様の方で、御社用のマニュアルに仕上げて頂きました。

ユーザーマニュアルは個社によって違いますからね。管理者側としては、Fit&Gap(※)をよく参照していますよ。あとで設定内容など調べるときにとても便利です。
※ SOLTYでは、初期設定サービスで、お客様の業務の実態や規則を詳細にヒアリング・分析して、システム設定内容や利用方法を記載したFit&Gap分析結果一覧をご提供しています。

運用開始後のサポート・サービスについて

――ご利用開始から2年ほどになりますが、サポート・サービスはご満足頂けていますか?

サポート担当の方が弊社の業務内容をきちんと把握してくれていて、質問にも丁寧に対応していただいており、サポート内容には満足しています。
運用に慣れてきて、抽出したいデータの内容が増えたのですが、導入後も困っていることはないかなどヒアリングに来て頂いて、定額の月額費用の中で柔軟に対応していただき、とても助かっています。 弊社でも弊社のお客様へ提供するサービスの質にはこだわっていますが、SOLTYさんのサービススタンスに共感する部分があります。
新しいバージョンではスマートフォンでの勤務実績入力など機能が良くなっているので、活用していきたいと思っています。

ご利用ソリューション 勤務管理システム

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