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サービス業 B社様事例

複雑なシフト制の管理業務の効率化と、現場の運用優先の考え方を両立
勤務の実態・状況の分析を行うなど、一歩踏み込んだ勤務管理を実現!

サービス業B社様では、管理対象となる社員数が増え、シフト制を取り入れたことで、管理が複雑になり、既存のシステムでは、業務をカバーしきれなくなっていました。 勤怠締めの際には、担当者5名で約700名分の従業員のタイムカード打刻結果と労務申請、勤務表の突き合わせ作業で、 他の作業に手が付けられない状況でした。 労務申請や打刻が正しいかといった最低限のチェックしか行えておらず、コンプライアンス強化への取り組みや、 勤務状況の分析まで行き届いていない状況を危惧し、システムの入れ替えに踏み切りました。

導入背景

シフト管理は業務効率化よりも現場の運用を優先して、一度はシステム化を断念していた

数年前にシフト制を導入した際に、シフト管理をシステム上で行うことを検討しましたが、複雑な運用が既存システムとマッチしませんでした。 運用を変えることも検討しましたが、現場にとっては現在の運用の方が負荷が少ないことを考慮し、Excelでの運用を継続することにしたのです。 しかし、年月の経過とともにシフト勤務の従業員が増加し、提出された勤務計画の確認作業も膨大な量になってきたため、会社所定の休日日数をきちんと取得しているかなどのチェックが行き届かず、現場の管理に任せざるを得ない状況となっていました。

打刻データは労務申請や勤務状況と突き合わせ、本人への直接確認も必要だった

WiMS/SaaS利用以前は、タイムカードの打刻データを集め、打刻漏れのある従業員をピックアップし、1人1人の出退勤や、遅刻早退・休暇取得の状況といった勤務実態や労務申請内容を確認する ―それだけで3,4日は必要という状況でした。未打刻となっている従業員には、単純な打刻漏れなのか、直行直帰などの理由があったのか、シフト勤務の従業員については打刻とシフトの突き合わせなど、 確認内容は多岐にわたり、担当者の業務を圧迫していました。

WiMS/SaaSによる課題解決

運用変更を最小限に抑え、現場優先の考えとシフト管理業務の効率化の両立を実現

B社様では、現場の運用性を最優先に考え、シフト勤務の従業員は、WiMS/SaaS利用開始後も、これまでExcelで行っていたのと同じように、Web画面上で勤務計画を作成し、上長に提出するフローを踏襲したので、 現場運用でのシステム化による運用変更の違和感はほとんどありませんでした。これにより、WiMS/SaaSを介してWebワークフロー上から勤務表が回収できるようになり、人事部で、各拠点からExcelの勤務表を回収するのにかかっていた時間が、大幅に圧縮されました。また、人事部ですべての勤務表を一括出力し、各拠点の総務で共有することにより、誰がどの拠点で、何時から何時まで勤務しているかが一目瞭然となり、電話受付の応対が格段に改善されました。

出勤日に打刻がなかった場合に、打刻忘れかどうかをシステム的に判断

申請は別のワークフローシステム、打刻はタイムカードと、労務申請内容と打刻データが「別々の」システム上で運用されている点に着目しました。 WiMS/SaaS勤務管理システムでは、労務申請と勤務表が連動しており、出勤日に打刻がなかった場合に、打刻忘れなのか、出張等の打刻のない日だったのか等を、 労務申請と勤務表の登録内容から、システム的に判断することが可能であり、膨大な時間がかかっていた確認作業が、数時間で完了できるようになりました。

導入後の効果

労基法・就業規則の観点からのチェック機能で、コンプライアンス強化を実現

勤務計画を取り込む際に、WiMS/SaaS側で、所定日数、法定休日、週40時間越えなどをチェックし、労基法に準じたシフト管理が実現し、コンプライアンスの強化に繋げることに成功しました。

業務の効率化によって作業量が減った分、より働きやすい環境にするための施策を検討

システムの入れ替えを検討し始めたときは、業務上の様々な課題を解決できるシステムを探していましたが、選定が進むにつれて、重視するべきは、使い勝手や業務の効率化だけではなく、 コンプライアンス強化やリアルタイムな労務管理だと考えるようになりました。 WiMS/SaaSを利用することによって、管理業務が改善されただけでなく、リアルタイムに日々の勤務の実態が可視化されたことで、残業の多い部署で対策を考えるきっかけとなり、 事前申請を徹底することで、無駄な残業を削減することができました。 現在、B社様の人事部では、月末の作業量が減った分、従業員の勤務の実態・状況の分析を行い、有休取得率の向上など、より働きやすい環境にするための施策を検討し、一歩踏み込んだ勤務管理を実現します。

ご利用ソリューション 勤務管理システム

導入事例

株式会社近鉄エクスプレス様

紙で運用していた人事考課をシステム導入により格段に業務負担削減。考課表の選択ミスが減り、容易な入力でコメント入力が活性化。人材活用に資する評価制度へ。

アイエックス・ナレッジ株式会社様

紙とExcelで運用していた勤怠業務の負担を格段に効率化。プロジェクト工数と勤務実績を一緒に入力し、リアルタイムな勤務状況チェックで適正な管理の実現へ。

大興電子通信株式会社様

自社開発勤怠システムからのリプレイス。クラウドとモバイル端末の活用によりどこでもいつでも承認作業が可能に。

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